Trièves en Transition



Organisation de la Fete des 2-5 juin : les groupes de travail

 

Le fête de la Transition des 2-5 juin se déroulera en 2 temps :

- une randonnée pédestre de lieu en lieu du 30 mai au 3 juin inclus ; organisation Pascal Lluch ;

-  des ateliers pratiques, démonstrations et visites les 2-3 juin, se concluant peut-être le vendredi 3 au soir par une conférence à la salle des fêtes de Saint-Sébastien ;

- un rassemblement le week-end des 4-5 : le samedi, journée ouverte au public avec fête le samedi soir à la salle des fêtes de Mens – le dimanche travail en ateliers thématiques au gîte de Chante Matin et à la salle des fêtes de Saint-Sébastien.

La fête sera ouverte aux habitants du Trièves et aux groupes de transition de toute la France. Nous attendons entre 200 et 300 personnes. Pour en savoir plus sur la fête, suivre ce lien.

Afin de pouvoir organiser cet événement, nous recherchons de l’aide et des bénévoles pour les tâches suivantes :

(formulaire d’inscription en bas de page)
Accueil, inscription :
Ce groupe doit gérer les inscriptions avant la fête et l’accueil des participants.

Inscriptions pour :
·      ateliers des jeudi et vendredi
·      fête de la transition
·      repas
·      accueil enfants
·      hébergement :
-      chante matin lit ou camping ;
-      logement chez l’habitant (à réserver à certaines personnes type Grenoble en transition)
-      autres : renvoyer sur office de tourisme

- préparer un document d’inscription dès que toutes les infos sont rassemblées : ( nombre de places disponibles pour hébergement et prix, prix des repas, animation enfants, liste des ateliers proposés et nombre de places)

- lancer invitation et inscription avant le 15/03

- prendre les inscriptions : courrier, téléphone, mail (jusqu’au 13/05)

-   faciliter le co-voiturage pour venir à la fête
Accueil :

- préparer documents d’arrivée, badges, paiements

- accueil dès mercredi soir pour ateliers

- être présent tout le temps pour répondre aux questions problèmes et orienter vers les autres équipes (logistique, intendance…)

- gérer les départs : affaires oubliées, nettoyage (avec appui d’autres équipes)

Intendance du jeudi et vendredi :

Ce groupe prend en charge les repas du jeudi et du vendredi et les 4 petits déjeuners. Besoin de quelques personnes pour aider au service jeudi et vendredi.

 Intendance du samedi et dimanche : 

Ce groupe prend en charge les 2 repas du samedi et celui du dimanche midi.

- choix des menus (repas ou buffet ?)

-courses, intendance

- préparation

- service

Logistique :

Ce groupe se charge :

- de trouver le gros matériel (marabout, tables, chaises, panneaux d’affichage…),

- de résoudre les problèmes matériels (rallonges électriques …),

- de flécher l’accès à chante-matin

- de gérer la répartition des pièces

Camping :

Ce groupe doit trouver un lieu pour planter des tentes avec de l’eau et des toilettes sèches.

Animation :

Ce groupe doit :

- bâtir le programme du W.E (avant le 15/03)

- relancer les partenaires

- relancer les associations et personnes sollicitées pour des animations/ateliers

- faire un déroulement détaillé du W.

- Animer les différents temps du W.E  avec l’aide de Grenoble en Transition
Fête du samedi soir     

Ce groupe se charge de préparer et d’animer la veillée en liaison avec Les Pieds dans l’Ebron.Sachant que :

-       le thème est défini : « Feter 2050 »

-       les invités peuvent apporter des animations (chants, danses, sketch …)

Animation enfants :
Ce groupe prépare et anime une animation enfants (tranche d’age à déterminer en fonction des inscriptions) sur le thème du W.E : « 2050 ».

Finances :    
Ce groupe se charge :

- de réunir éléments des autres groupes : alimentation, hébergement, locations (salle des fêtes, marabouts, etc.), soirée, ateliers, fournitures, animation enfants, communication (prendre en compte repas gratuits des bénévoles

- d’établir un budget prévisionnel (pour le 15/03)

-de fixer les tarifs (participation au WE, aux ateliers, au repas, …)

- de solliciter des financements

Communication :

Ce groupe doit :

- monter un dossier de presse assez tôt (2eme quinzaine de mars) : les médias papier mensuels ont besoin d’être alertés en amont (mars).

- faire une première annonce de la fête :-      nouvelles du pays d’avril (avant le 10/03)-      liste de diffusion mail-      blog-      invitation des élus

- faire une annonce en mai :-      médias locaux (journaux, internet, radio)-      médias régionaux et nationaux : c’est une première en France, cela peut attirer l’attention.

- Affiches et dépliants

 Inscription dans les groupes de bénévoles :

 

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